Wir leben in einer Leistungsgesellschaft und die Taktung wird nicht langsamer, sondern immer schneller. Das Resultat ist, dass die meisten von uns immer mehr zu tun haben. Dazu kommt, dass die scheinbar unendlichen Möglichkeiten zu großen Träumen und damit auch zu großen Ambitionen einladen. Und mal unter uns – du solltest dich auch mit nichts geringerem zufrieden geben, nur weil es bequemer ist! Doch die Zeit ist begrenzt. Der Fokus auf Produktivität wird immer wichtiger. Wie du trotzdem das meiste aus deiner Zeit herausholst, um deinem Traumleben schnell näher zu kommen, lernst du in diesem Blog-Artikel.
Übersicht
- Produktivität – die Basis ist, das Richtige zu tun
- Tipp 2 für mehr Produktivität – bereite deine Aufgaben vor
- Standardisierung und Automatisierung zum Boost deiner Produktivität
- Ab in die Umsetzung
Produktivität – die Basis ist, das Richtige zu tun
Egal wie viel du tust, gehen deine Anstrengungen in die falsche Richtung oder bringen dich deinem Ziel nicht näher, sind sie eine Verschwendung. Und es wird noch schlimmer. Diese Art von Verschwendung deiner Energie, geistiger Kapazität und Zeit hindern dich auch noch daran, Dinge zu tun, die dich deinen Zielen näher bringen.
Die erste Aufgabe besteht also darin, deine Aktivitäten auf den Prüfstand zu stellen. Bringen sie dich deinem Ziel näher und tun sie dies auf eine effiziente Art und Weise?
Um diese Frage zu beantworten solltest du zunächst deine Ziele kennen. Nimm hier ruhig alle Ziele in den verschiedenen Lebensbereichen auf, an denen du kurz- und mittelfristig arbeiten willst. Priorisiere diese anschließend nach ihrer Wichtigkeit. Daraus ergibt sich dann in der Folge auch die zeitliche Priorisierung.
Nun kannst du dich bei jeder deiner Aktivitäten fragen, ob sie auf das Konto zur Erreichung deiner Ziele einzahlt. Hierbei solltest du darauf achten, dich zuerst auf Ziele zu konzentrieren, die weit oben auf deiner persönlichen Prioritätenliste stehen.
Sei dabei streng mit dir selbst. Produktivität erfordert Fokus, und du musst zu einigem „Nein“ sagen, um zu den für dich wichtigsten Zielen „Ja“ sagen zu können. Nur so kommst du deinen Zielen effizient näher und erreichst sie zeitnah!
Tipp 2 für mehr Produktivität – bereite deine Aufgaben vor
Wenn du herausgefunden hast, welche Aktivitäten für dich die richtigen sind, und den Rest weglässt, hast du nun zwei wesentliche Ergebnisse schon erreicht:
- Du hast Kapazität freigeräumt, um deine Produktivität aufs nächste Level zu bringen und endlich dein Traumleben in Rekordzeit zu erreichen.
- Du hast nun eine Liste an Aktivitäten, die du tun möchtest, weil sie auf deine Zielerreichungskonten einzahlen. Aber wie wirst du nun in deren Abarbeitung so effizient wie möglich? Das lernst du jetzt!
Vorweg ist zu sagen, dass jeder Mensch begrenzte Ressourcen hat. Hierzu gehören unter anderem auch Konzentrationsfähigkeit, geistige Kapazität für Komplexes und die Anzahl an getroffenen Entscheidungen in einem Zeitraum. Natürlich kann man jeden dieser Faktoren trainieren. Dies erfordert allerdings Zeit. Daher sollte das Ziel nicht sein, die Komfortzone und Kapazität so schnell wie möglich auszudehnen. Konzentriere dich stattdessen darauf, im aktuellen Rahmen deiner Ressourcen so effizient wie möglich zu agieren. Die Ausweitung kommt dann mit der Zeit von ganz allein.
Der Fokus dieser Vorbereitungsphase sollte also dazu führen, dass du deine Aufgaben analysierst und so Vorarbeiten leistest, damit du im späteren Prozess die Anzahl der notwendigen Entscheidungen und Einarbeitung in ein Thema minimierst und nicht wertschöpfende Anteile der Aufgaben so weit wie möglich reduzierst. Hierfür solltest du die Abarbeitungsreihenfolge und mögliche Deadlines festlegen. Außerdem solltest du beschließen, welche Aufgaben gemeinsam abgearbeitet werden sollten, um zum Beispiel Vorbereitungsaufwänden zu kombinieren und damit den Aufwand zu reduzieren. Außerdem solltest du sich wiederholende Aufgaben hier identifizieren.
Standardisierung und Automatisierung zum Boost deiner Produktivität
Nach dem letzten Abschnitt hast du eine Liste an Aufgaben mit festgelegter Reihenfolge sowie der Festlegung, was gemeinsam abgearbeitet werden sollte und was sich regelmäßig wiederholt.
Schauen wir zunächst auf die sich wiederholenden Aktivitäten. Hier solltest du dich fragen, ob du den Prozess standardisieren oder sogar automatisieren kannst. Arbeitest du immer mit den gleichen Handgriffen in der gleichen Reihenfolge, ist zum einen die Qualität des Ergebnisses besser planbar und in der Regel auch faktisch besser. Andererseits wirst du auch immer effizienter. Grund hierfür ist deine Lernkurve und die zunehmende geistige Automatisierung. Du musst nicht mehr nachdenken, was du wie tust, und hast wieder mehr geistige Kapazität für andere Dinge. Auch Verbesserungspotentiale in deinen Abläufen fallen dir so auf und du wirst immer besser und sparst zunehmend Zeit.
Nun zu den Punkten, die gemeinsam abzuarbeiten sind. Hier gibt es drei Kategorien.
- Aufeinander folgende Arbeiten, bei denen jeweils der Output der vorherigen Aktivität der Input für die nächste ist. Hier sparst du wieder Zeit und geistige Kapazität, wenn du sie nacheinander erledigst. Du musst dich nicht neu in das Thema eindenken.
- Gleichgeartete Aufgaben, in denen der immer gleiche Ablauf mehrmals durchlaufen wird – zum Beispiel die Bearbeitung von Fotos. Hier gelten dieselben Prinzipien wie bei anderen sich wiederholenden Aufgaben.
- Aufgaben, welche die gleichen Vorbereitungen benötigen – zum Beispiel das Aufbauen einer Kamera oder das Hochfahren des Rechners und Öffnen der notwendigen Programme. Hier sparst du effektiv Zeit, indem du Arbeitsschritte einsparst, die nicht zum Ergebnis selbst Wert beisteuern, aber zur Erreichung notwendig sind.
Ein kleiner Kommentar noch zu einem möglichen Konflikt, der sich zwischen der ersten und den beiden anderen Kategorien ergeben kann: Manchmal muss man sich entscheiden, ob man ein Thema anfängt und komplett fertig macht, oder ob man es in Bausteine zerlegt, die dann wiederum wie in Kategorie 2 und 3 beschrieben zusammengefasst werden. Ist die Anzahl der Wiederholungen groß genug – je nach Aufgabenumfang ab ungefähr 5 Wiederholungen – so haben Studien ergeben, dass das Zusammenfassen gleichgearteter Aufgaben effizienter ist, als einen Ablauf von Anfang bis zum Ende durchzuführen. Das bedeutet Kategorie 2 und 3 sind ab ca. 5 Wiederholungen Kategorie 1 vorzuziehen.
Ab in die Umsetzung
Nun geht es an die Umsetzung. Wiederhole die vorangegangenen drei Schritte in regelmäßigen Abständen, um deine Produktivität auch weiterhin hoch zu halten und noch weiter zu optimieren.
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