Zeitmanagement für deine Überholspur

Zeit ist ein begrenztes Gut. Jeder von uns hat nur 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr und so viele Jahre, wie wir eben leben. Gut, Letzteres wissen wir nicht im Vorfeld, aber du verstehst, was ich meine – unsere Zeit ist begrenzt. Und dann gibt es auch noch Aufgaben, um die man nicht herumkommt – Schlafen, Essen… In dem Zusammenhang reduziert sich die Zeit immer weiter, die wir haben, um unser Traumleben zu genießen oder dieses zu erreichen. Hier kommt das Thema Zeitmanagement ins Spiel. Denn dieser Faktor ist es, den wir selbst beeinflussen können, um unser Leben so schön und erfolgreich zu leben, wie es eben nur geht.

Übersicht

• Überforderung durch die Vielzahl an Möglichkeiten – bevor Zeitmanagement überhaupt anfängt
• Falle beim Zeitmanagement: Die Richtung steht, die Anzahl der Möglichkeiten ist aber immer noch so groß
• Zeitplanung – gestalte deine Zeit proaktiv
• Zeitfresser erkennen und eliminieren
• Fazit für dein Zeitmanagement

Überforderung durch die Vielzahl an Möglichkeiten – bevor Zeitmanagement überhaupt anfängt

Anders als in früheren Zeiten gibt es heutzutage quasi unbegrenzte Möglichkeiten, eine Vielzahl an möglichen Träumen und Tätigkeiten. Außerdem gibt es Unmengen an Stimulanzien, Impulsen und Inspirationen, was man alles sein, tun oder haben könnte. Dies alles trägt dazu bei, dass viele von uns überfordert sind. Wir vergleichen dann unser Leben mit hunderten Versionen aus Fernsehen und Social Media. Dabei sieht unser Leben dann immer weniger vollkommen aus. Diesen Vergleich mit allem und jedem können wir nicht gewinnen, und das sollte auch gar nicht der Anspruch sein. Und alle Träume und Ziele können wir auch nicht gleichzeitig verfolgen.

Doch STOP, dies bedeutet in keiner Weise, dass du nicht nach den Sternen greifen könntest. Das kannst und sollst du. Du musst dich aber entscheiden, nach welchem Stern du greifen möchtest, denn sonst wirst du ihn nie erreichen.

Bevor du also das Management deiner Zeit optimierst, solltest du dir überlegen, was dich glücklich macht, womit und mit wem du deine Zeit verbringen willst. Triff hier bewusste Entscheidungen für Ziele, die dir wirklich etwas bedeuten und zu deinem Lebensglück beitragen. Hast du diese Entscheidung getroffen, kannst du mit deinem Zeitmanagement auf Erfolgskurs gehen!

Falle beim Zeitmanagement: Die Richtung steht, die Anzahl der Möglichkeiten ist aber immer noch so groß

Deine Ziele und damit die Richtung stehen. Du bist dir auch bewusst, was dich erfüllt und glücklich macht und was somit immer Teil deines Lebens sein soll. Nun stehst du vor einer Reihe an Aufgaben und Tätigkeiten, aber irgendwie scheinen diese trotzdem nicht in deinen Kalender zu passen.

Auch nach der ersten Auswahl gilt, dass du nicht alles erledigen kannst und sollst. Doch nun geht es darum, die Aufgaben zu identifizieren, die mit minimalem Aufwand den maximalen Mehrwert bringen.

Es gibt da so ein schönes Gesetz: das Pareto Prinzip. Dieses besagt auf unsere Situation bezogen, dass 20% deiner Aufgaben 80% des Fortschritts bringen. Klingt das nicht toll? 80% Zeit gespart und das Ziel schon fast erreicht. Konzentrier dich also immer zuerst auf die Aufgaben, die den maximalen Effekt bei minimalem Aufwand erzielen. Hast du die Aufgabe ganz oben auf dieser Liste erledigt, kommt die zweite dran. Das geht dann so weiter, bis du mit dem Ergebnis zufrieden genug bist. Man muss nicht immer perfekt sein. Manchmal reicht „ganz schön gut“ auch. Vor allem, wenn man dann noch ganz viel Zeit für andere Dinge hat.

An dieser Stelle sei noch gesagt, dass ich es dir wärmstens ans Herz lege, nicht nur nach neuen Zielen und Mehr zu streben. Manchmal macht es einfach unglaublich glücklich, frei gewordene Zeit damit zu verbringen, den schon erreichten Status oder Dinge zu genießen, die einen persönlich einfach zutiefst glücklich machen.

Zeitplanung – gestalte deine Zeit proaktiv

Ein Teil des Zeitmanagements ist die Planung, wie du deine Zeit verbringen möchtest. Manchmal hast du Deadlines und manchmal möchte jemand wissen, wann du Kapazität für ein neues Thema hast. So oder so solltest du dir angewöhnen, deine Zeit proaktiv zu verplanen. So hast du den Überblick über solche Fragen, aber fast noch wichtiger: die Zeit füllt sich nicht aus Versehen mit Dingen, die du da gar nicht haben willst.

Diese Zeitplanung empfehle ich in 5 Schritten zu gestalten:

1. Stelle eine Liste deiner Aufgaben und Tätigkeiten zusammen
2. Schätze die gesamte Distanz zu einem Ziel und die einzelnen Zeiträume, um sinnvolle Zwischenergebnisse zu erreichen ab. Bilde so Bausteine, die du in deinem Kalender verteilen kannst. Vergiss dabei wie vorhin schon erwähnt nicht, auch mal einfach das Genießen deines Lebens einzuplanen.
3. Beim Verteilen der Zeitblöcke in deinem Kalender solltest du wieder daran denken, die mit dem größten Effekt und dem geringsten Aufwand zuerst zu machen.
4. Plane genug Puffer ein, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Es gibt nichts ärgerlicheres, als alles Verschieben zu müssen, weil etwas schief gegangen ist. Und im realen Leben geht immer irgendwas schief. Sollte der Puffer zu großzügig sein, kannst du entweder spätere Aufgaben vorziehen oder einfach noch etwas mehr das schöne Leben genießen.
5. Kontrolliere, ob die Aufgabe tatsächlich korrekt und vollständig abgeschlossen ist. Hole dir ggf. Feedback. So bist du sicher, dass zu einem späteren Zeitpunkt ein Rückläufer für diese Aufgabe nicht zum „es ist etwas schief gegangen“ wird, wie ich es in Schritt 4 beschrieben habe.

Diesen Plan solltest du granularer halten für die nächsten Tage und dann immer gröber werden für Zeiträume, die weiter weg liegen. Es macht Sinn, auch mittelfristig zu planen, es wird sich allerdings in fast allem zwischendurch nochmal etwas ändern. Indem du grob planst und erst später detaillierter vorgehst vermeidest du unnötigen administrativen Aufwand!

Und noch ein Tipp zum Schluss: Aufgaben haben die eigenartige Eigenschaft, immer so lange zu brauchen, wie man ihnen gibt. Hast du einen Monat für die Erstellung einer Präsentation, wirst du diesen irgendwie füllen. Hast du hingegen nur einen Tag, wirst du die Aufgabe auch in dem Zeitraum in angemessener Qualität erfüllen. Plane also realistische Zeiten für Aktivitäten und Zeiten für Puffer ein und schlage nicht pauschal 10% auf alle Zeitannahmen.

Zeitfresser erkennen und eliminieren

Wo ist der Tag geblieben? Wer kennt dieses Phänomen nicht – insbesondere dann, wenn wir einen Tag nicht sehr bewusst geplant und strukturiert haben.

Neben Dingen, mit denen man bei genauerem Hinsehen eigentlich gar nicht seine Zeit verbringen will, gibt es ein Paar Fallen, die viel Zeit kosten können. Hier ein paar Hinweise und Tipps, damit das in deinem Zeitmanagement nicht passiert:

1. Versuche gar nicht erst Multitasking zu betreiben. Das menschliche Gehirn kann sich nur auf eine Sache zurzeit fokussieren. Versucht man es trotzdem, leidet die Qualität und alles dauert viel länger.
2. Bringt dich etwas nicht weiter oder bringt es keinen Mehrwert – tue es nicht. Aus Pflichtgefühl bei einem Meeting zu sein, das keinerlei Vorteil bringt, ist sehr nobel, aber leider auch eine echte Verschwendung deiner Zeit. Sei in solchen Fällen höflich, aber ehrlich. Gib solches Feedback am besten unter 4 Augen oder finde einen Vorwand nicht mehr teilnehmen zu müssen.
3. Lerne „Nein!“ zu sagen. Du bist kein schlechterer Mensch, wenn du nicht zu allem „Ja und Amen“ sagst. Übe am besten noch heute bei irgendeiner Gelegenheit „Nein“ zu sagen.
4. Vermeide Unterbrechungen. Dein Zeitmanagement wird es dir danken, wenn du zum Beispiel deine Handy Notifikationen ausschaltest und nicht jedes Mal im Denkprozess unterbrochen wirst, wenn jemand dir über WhatsApp schreibt. Du verlierst sonst jedes Mal den Fokus und es dauert teilweise bis zu 10 Minuten – oder bis zur nächsten Unterbrechung – die du weniger effizient arbeitest, als wärst du nicht unterbrochen worden.
5. Versuche sicher zu stellen, dass du nicht in die falsche Richtung läufst. Mal keinen oder nur weniger Fortschritt als erwartet zu haben ist das Eine. Läuft man allerdings in eine falsche Richtung und verliert bereits gemachte Fortschritte, muss man den Weg am Ende doppelt gehen, um das Ziel zu erreichen.

Fazit für dein Zeitmanagement

Nun hast du einige Impulse erhalten, wie du deine Zeit verbringen solltest, wie du dies proaktiv gestaltest und wo du dich vor Zeitfressern in Acht nehmen solltest. Wenn du noch weitere Fragen hast, schreibe mir diese gerne übers Kontaktformular.

Aber jetzt genieße erstmal dein Zeitmanagement 2.0.

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